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Com a automação dos processos e na velocidade do mundo globalizado é praticamente impossível, para as médias e grandes empresas administrar seus negócios sem a implantação de um eficiente sistema de gestão integrado (ERP). Mas, para a escolha certa, alinhar o plano de negócios com a instalação do sistema é essencial.

O objetivo da implantação de um sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) não deve ser apenas colocar mais um software em produção, mas sim otimizar e integrar os processos de negócios usando a tecnologia da informação. “Antes da escolha do software é preciso conhecer bem o seu negócio”, aconselha Eudes Rijo de Figueiredo, consultor master da New Age Software e autor da monografia “Implantação de Software ERP: Uma metodologia para identificação de requisitos”. “Faça uma auto-avaliação para rever os objetivos da empresa, recorra ao plano de negócios ou trace um, caso ainda não exista”, recomenda.

Ele adverte que um sistema de gestão empresarial ERP interfere nas estruturas administrativas, culturais e comportamentais das organizações, obrigando as estratégias de ações serem repensadas. É preciso identificar o que a organização precisa controlar, quais as informações são necessárias para tal controle. “O ERP é feito para automatizar os processos e não somente para organizá-los. Se automatizar um processo desorganizado vai acelerar o caos”, reflete.

“A implantação de um ERP sem a revisão dos processos pode resultar em frustrações posteriores”, diz o especialista. O software deve atender a necessidade de tornar a gestão mais dinâmica, melhorar produtividade e adquirir mais competitividade. Para isto é necessário detalhar todo o negócio, entender cada requisito, comparar com as melhores práticas de mercado para transformar a visão departamental em processos.

A empresa deve analisar seus processos, verificar a quais são os sistemas existentes mais aderentes às suas necessidades e só depois escolher a ferramenta mais adequada aos objetivos do negócio.

Para Rijo, a implantação de um sistema ERP é o resultado das atitudes da empresa rumo à modernização. “Trata-se de uma transformação organizacional e não apenas uma mudança tecnológica. Ele será o principal instrumento de gestão da empresa, por isso sua escolha deve ser criteriosa e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo”, considera.

Uma vez instalado, o sistema passará a controlar toda a companhia, da produção ao financeiro. Cada novo input será registrado e processado pelo ERP, que distribuirá a informação em tempo real para toda a corporação. “A diferença é que, por serem integrados e atualizados, esses dados serão mais confiáveis, claros e seguros”, exemplifica Rijo, da New Age Software.

Ao empresário brasileiro, Rijo recomenda especial atenção à legislação nacional; atentar para o alinhamento estratégico entre o software, a cultura e os objetivos da empresa; planejar o projeto de implantação de acordo com as expectativas de mudança da organização; ter um projeto bem gerenciado e um sistema de comunicação interna eficiente; e, principalmente, ter o comprometimento da alta administração com o projeto e a adesão dos usuários envolvidos nos processos. “O sucesso do projeto dependerá do envolvimento de todos, inclusive da direção da empresa, pois não se trata apenas de um projeto de informática, mas de estratégia de negócios”.

Ele garante: “a implementação do software de gestão afetará a empresa como um todo tanto no aspecto cultural, como organizacional e tecnológico. Então é importante o software se adaptar à empresa e não a empresa ao software. Os empresários devem definir qual prática adotar para o seu negócio”.

Rijo indica quais os principais problemas na implantação inadequada de um software:

· Falta de comprometimento da alta direção;

· Má definição dos objetivos do sistema de gestão;

· Gerenciamento inadequado do projeto de implantação;

· Mau dimensionamento do hardware;

· Ineficiente gestão de mudanças das pessoas envolvidas;

· Treinamento insuficiente para a utilização do software.

“O planejamento na implementação é que trará retorno financeiro e institucional dos investimentos”, finaliza o consultor da New Age.

Dicas para escolher o ERP

· Conheça seu negócio e planeje o crescimento a médio e longo prazos;

· Nem sempre o software da moda é o mais adequado para a sua empresa.

· Não compre apenas preço, veja qual software é mais aderente ao seu tipo de negócio;

· Evite produtos que exijam um hardware dedicado e que não se integrem com outros softwares já instalados na empresa;

· Verifique a flexibilidade do software, não adquira produtos essencialmente personalizados, que podem deixá-lo na mão de uma hora para outra;

· Verifique se o sistema está atualizado com a legislação nacional;

· Veja se o sistema oferece segurança e condições de rastreamento dos usuários;

· Analise quais são as garantias de suporte e de help-desk;

· Avalie as mudanças tecnológicas pelo menos para os próximos cinco anos;

· Exija garantia de atualização do software;

· Lembre-se que o relacionamento com o fornecedor será duradouro então, certifique-se das suas referências e sua competência mercadológica;

· Um projeto de ERP não termina com a instalação, sempre haverá ajustes durante o processo. Prepare-se para o day after.